Buku Panduan Operasional & Training SOP

BAB 1

Pengenalan Ekosistem & Tiga Mode Akses

Balian Club System dirancang khusus untuk operasional beach club mewah dan high-energy dayclub di Bali. Sistem ini memiliki 3 antarmuka operasional yang saling terhubung secara real-time:

1

Tampilan Tamu (3D Deck Map)

Tamu memilih meja/daybed langsung dari peta 3D interaktif, melihat sudut pandang (POV) sunset tebing, dan membayar 100% lunas via QRIS / Apple Pay.

2

Tablet Resepsionis (Host Stand)

Dijalankan pada iPad/tablet di gerbang depan untuk scan QR pass tamu dalam 2 detik, melayani tamu walk-in kilat, dan memantau ketersediaan meja.

3

Portal Manajer & Revenue

Untuk General Manager dan F&B Director memantau analytics omzet, penutupan POS Tab min spend, flash promo Sunset Drops, dan CRM sales B2B.

BAB 2

SOP Pintu Masuk: Host Stand Tablet & Check-In

Resepsionis di pintu masuk menyambut tamu dan memverifikasi reservasi menggunakan Tablet Host Stand.

A

Scan Barcode / Input Kode

Arahkan kamera tablet ke Apple Wallet / Google Wallet tamu, atau masukkan 6 karakter Booking Code (contoh: BALI-BC-9082).

B

Verifikasi Identitas & Meja

Layar tablet memvalidasi nama tamu, nomor meja (contoh: VIP-01 Clifftop), jumlah pax, dan status pembayaran deposit 100%.

C

Tap "Check-In" & Antar

Klik tombol biru Check-In. Status meja otomatis berubah merah (Terisi) dan sistem membuka POS Tab untuk waitstaff. Berikan wristband dan antar tamu ke meja.

Tersedia (Hijau)
Meja kosong siap ditempati

Dipesan (Kuning)
Tamu reservasi sedang menuju club

Terisi (Merah)
Tamu sudah duduk & aktif memesan

Pembersihan (Abu)
Ganti handuk & sanitasi meja

BAB 3

SOP Reservasi Kilat Walk-In & Telepon Internal

Jika tamu datang langsung ke pintu masuk tanpa reservasi online, atau jika tamu VIP memesan via telepon / WhatsApp:

1

Buka Form Booking Kilat

Klik tombol "+ Booking Walk-In / Reservasi Kilat" di kanan atas tablet Host Stand atau Portal Manajer.

2

Pilih Meja & Masukkan Data

Pilih meja yang berstatus hijau. Masukkan Nama Tamu, Nomor WhatsApp, dan Jumlah Orang.

3

Tentukan Skema Bayar

• Lunas Langsung: Tamu gesek kartu di EDC kasir depan.
• Group Split: Bagi tagihan untuk 2-8 orang via WhatsApp.
• VIP Bayar Tempat: Khusus tamu relasi GM/Owner.

4

Kirim Tiket Otomatis

Klik tombol "Kirim Tiket via WhatsApp". Tamu langsung menerima rincian meja & tautan Apple Wallet di ponselnya.

BAB 4

SOP Fitur Unggulan: Group Split-Pay (Patungan Bayar)

Group Split-Pay menyelesaikan masalah terbesar pemesanan beach club rombongan: ketua rombongan tidak perlu menalangi puluhan juta rupiah.

Bagaimana cara kerjanya?
1. Tamu memesan Daybed VIP seharga Rp 6.000.000 untuk 4 orang.
2. Sistem memecah booking menjadi 4 tagihan QRIS terpisah (@ Rp 1.500.000).
3. Pemesan menyebarkan link WhatsApp ke anggota grupnya.
4. Setiap teman scan QRIS dan membayar bagiannya sendiri.
5. Ketika slot pertama dibayar, meja otomatis dikunci status Holding selama 2 jam agar tidak diambil orang lain.

BAB 5

SOP Waitstaff: POS Tab & Minimum Spend Consumable

Seluruh deposit meja (100%) dapat digunakan tamu untuk membeli makanan dan botol minuman (F&B credit).

Setiap tamu yang check-in akan otomatis dibuatkan POS Tab Meja.
Setiap kali waitstaff memasukkan pesanan koktail atau botol wine, saldo deposit minimum spend akan berkurang otomatis.
Jika total pesanan melewati deposit (kelebihan tagihan / overage), sistem memberi tanda merah "Overage Due".
Saat tamu check-out, kasir mencetak tagihan selisih dan menagih pembayaran sisa via EDC kartu kredit atau QRIS.
Setelah lunas, klik "Settle & Reset Meja". Meja kembali bersih dan siap untuk sesi berikutnya.

BAB 6

Panduan Sales B2B: Outreach 27 Beach Club & Concierge

Database komprehensif 27 beach club dan luxury dayclub di Bali Selatan, Canggu, dan Seminyak telah tersimpan di sistem.

Strategi Pendekatan Tim Sales:
1. Buka tab CRM Leads B2B di Portal Manajer.
2. Saring prospek Tier 1 (Savaya, White Rock, TT Beach Club, Atlas, Finns, Potato Head).
3. Klik tombol hijau WhatsApp Pitch untuk mengirim naskah pendekatan personal ke nomor General Manager atau F&B Director.
4. Tawarkan Pilot Gratis 14 Hari tanpa risiko untuk membuktikan penurunan no-show rate hingga 0%.
5. Perbarui status leads di sistem: Draft → Contacted → Demo Scheduled → Won.

BAB 7

FAQ & Penanganan Situasi Darurat Lapangan

Q: Tamu datang membawa lebih banyak orang dari kapasitas daybed?

Jawab: Kapasitas standar adalah 4-6 pax per bed. Jika tamu membawa lebih banyak orang, sarankan untuk upgrade ke VIP Booth atau kenakan biaya extra guest consumable sebesar Rp 500.000/orang yang langsung ditambahkan ke POS Tab meja.

Q: Tamu ingin pindah meja karena cuaca atau angin kencang?

Jawab: Di Host Stand, periksa meja indoor / covered terrace yang berstatus hijau (Tersedia). Klik meja baru, pilih "Pindahkan Tamu", dan bawa tamu ke meja baru. POS Tab akan otomatis dipindahkan tanpa kehilangan riwayat pesanan.

Q: Bagaimana jika listrik / Wi-Fi sempat terputus?

Jawab: Aplikasi tablet memiliki offline cache. Resepsionis tetap dapat memvalidasi barcode secara visual (cek kode booking dan nama tamu). Setelah koneksi pulih, klik tombol refresh untuk sinkronisasi otomatis ke cloud.

Buku Panduan Operasional Balian Club